Totem per il pagamento automatico, una panoramica della soluzione

Nei vari settori della Sanità digitale una valutazione da non trascurare è l’impiego di totem per il pagamento automatico delle prestazioni sanitarie. Grazie alla digitalizzazione dei processi, con questi apparecchi, dotati di schermo, pulsanti e dispositivi di lettura, bastano pochi passaggi per svolgere un’attività burocratica, ma necessaria.

I pazienti (o i loro accompagnatori), infatti, li utilizzano selezionando le funzioni sullo schermo in modo guidato e interattivo. Così facendo, si velocizza notevolmente la fase del pagamento, un passaggio essenziale del “patient journey”, il percorso che si affronta per curare o indagare su una patologia.

Dato che gli utenti operano direttamente con l’apparecchiatura, il personale amministrativo della struttura non viene coinvolto. Ne deriva che nelle aziende sanitarie che hanno totem per il pagamento automatico delle prestazioni sanitarie si evitano code agli sportelli, lungaggini e attività da governare, come turni di presenza, impiego di spazi fisici, consumi energetici, manutenzione dei locali e gestione della cassa con relativi problemi di sicurezza.

Come vengono utilizzati i totem per i pagamenti automatici?

Utilizzare totem per effettuare pagamenti automatici svincola gli utenti da code e perdite di tempo. È sufficiente seguire le indicazioni sul video per inserire i dati e completare l’operazione in qualche minuto.

Si inizia fornendo i dati del paziente e la prestazione richiesta, partendo dal codice fiscale o facendo riferimento alla prescrizione del medico. Nei totem i dati possono essere acquisiti direttamente dalla tessera sanitaria o dal foglio della prenotazione.

Successivamente, si sceglie quale prestazione pagare, se ce n’è più d’una, e la modalità di pagamento. Si può pagare con carte tipo Bancomat o PagoPA.

Completata la transazione, che attiva il trasferimento dei fondi, dall’apparecchio viene generata una ricevuta che l’utente è invitato a conservare per documentazione personale e per le detrazioni fiscali. Se il totem prevede il pagamento in contanti, può apparire anche l’invito a ritirare l’eventuale resto.

Quali problemi risolve l’utilizzo di un totem per i pagamenti automatici?

Utilizzare un totem per i pagamenti automatici è comodo e non costringe ad attese agli sportelli. Le operazioni sono semplici e rapide, favorendo il gradimento degli utenti a tornare in quella struttura.

Con i pagamenti automatici il reparto amministrativo evita i problemi di gestione della cassa e le conseguenze che ne derivano: meno rischi di errori e frodi con un migliore controllo dei flussi finanziari. Senza sportelli, si riducono anche i problemi legati alla sicurezza del personale e alla protezione dei contanti.

L’integrazione automatica del flusso di pagamenti nel sistema informativo dell’azienda sanitaria migliora l’efficienza dei procedimenti amministrativi e la trasparenza dei processi finanziari. Di conseguenza, i dirigenti possono avere più rapidamente rapporti affidabili sui dati di bilancio e sulle prestazioni erogate, per pianificare spese con maggiore tranquillità.

Durante l’apertura al pubblico, non ci sono limitazioni di orario per i pagamenti automatici con i totem, per cui possono essere serviti molti più pazienti, senza colli di bottiglia.

Il personale destinato allo sportello, infine, può essere assegnato ad altri compiti, migliorando l’efficienza complessiva dell’azienda sanitaria nell’erogazione delle prestazioni.

Come affrontare l’investimento in totem per il pagamento automatico

L'investimento in un totem per il pagamento automatico in un ospedale è una decisione importante che richiede una pianificazione attenta e una valutazione dei costi e dei benefici. Occorre innanzitutto assicurarsi di coinvolgere tutte le parti interessate e di seguire le linee guida e le normative vigenti per garantire il successo dell'implementazione.

Per la fornitura, conviene rivolgersi ad aziende che, oltre all’installazione di hardware e software, offrono anche formazione e assistenza. Nell’addestramento, il personale viene formato sul funzionamento dell’apparecchiatura e sulla gestione dei flussi finanziari. Non va trascurata, però, la conoscenza delle tecniche per proteggere i dati degli utenti da accessi indesiderati e sui requisiti di legge da rispettare (GDPR).

Oltre ai pagamenti automatici, i totem possono essere utilizzati anche per servizi come la prenotazione degli appuntamenti, il ritiro di referti e la compilazione di questionari. Nel ritorno dell’investimento, quindi, va considerata anche l’opportunità del miglioramento globale della qualità dei servizi e del livello di “patient experience”.