Gestione poliambulatori, le migliori tecniche per un'organizzazione ottimale

L’obiettivo centrale nella gestione di poliambulatori è riuscire a mantenere al centro l’esperienza del paziente, per soddisfare le sue esigenze di cura e aumentare fiducia e fidelizzazione, e contemporaneamente migliorare la gestione organizzativa per alleggerire la pressione a cui il personale, soprattutto al front office, è sottoposto, controllando i costi e massimizzando gli investimenti.

Questi due aspetti non sono in contrapposizione ma, anzi, sono due facce della stessa medaglia: una buona gestione, infatti, si traduce in una migliore patient experience, quindi in un maggiore ingaggio da parte dell’utenza e nella crescita del business.

Quali sono, dunque, le migliori tecniche per la gestione poliambulatori? Il primo passo è scegliere una soluzione integrata modulare e scalabile che, come SISMART, quella messa a punto da Maps Healthcare, è dedicata ai flussi di lavoro personalizzati di poliambulatori privati e convenzionati per visite specialistiche, esami radiologici e laboratori analisi.

Gestione poliambulatori, il paziente al centro

La prima tecnica da considerare riguarda il modo in cui viene trattato il dato del paziente, dal primo contatto al ritiro referti. È importante poter disporre di un sistema che raccoglie e aggrega le informazioni che vengono generate dall’interazione fra paziente e personale della struttura, a partire da un unico profilo: i dati anagrafici vengono quindi inseriti una sola volta e il dato del paziente viene mano a mano arricchito con referti e informazioni.

Questo approccio viene adottato da SISMART, che utilizza l’entità “paziente” come unità minima di aggregazione delle informazioni. In questo modo si riduce la possibilità di errore nell’inserimento dei dati, si velocizzano le operazioni all’interno della struttura e si migliora la qualità del servizio al paziente, anche dal punto di vista diagnostico. Il dato arricchito, infatti, delinea la situazione complessiva del paziente ed è aggiornata in modo immediato, anche nel caso di centri con dispersione territoriale: è un supporto importante per la valutazione del quadro clinico del paziente da parte del personale medico.

Non solo, SISMART è una soluzione trasversale che tiene traccia del contatto con il paziente lungo l'intero processo: dal primo contatto per prenotare la visita, fino al ritiro referti, grazie a moduli perfettamente integrati.

Gestione poliambulatori, i vantaggi di una soluzione phygital

La seconda tecnica punta a massimizzare i vantaggi di una soluzione che integra strumenti fisici e strumenti digitali a disposizione degli utenti. In questo modo si risponde all’esigenza di più persone con diversi livelli di competenza digitale e si può aumentare il livello di servizio a disposizione dell’utenza senza gravare troppo sul front office.

Generalmente, infatti, sulle reception dei poliambulatori convergono incombenze di vario tipo, dalle prenotazioni alla fatturazione: il rischio è di avere troppa pressione su questa unità organizzativa, che incide negativamente anche sulla patient experience. Tale criticità può essere risolta grazie all’affiancamento di strumenti self service, come i totem multimediali, che permettono di rendere il servizio di ritiro referto e di pagamento sempre disponibile.

Gli strumenti digitali, inoltre, possono automatizzare la gestione dell’inserimento dell’anagrafica del paziente: se il personale in reception è meno impegnato in operazioni di routine rispetto alle questioni amministrative, può migliorare il rapporto di cura e informazione alle persone allo sportello.

Un altro aspetto riguarda la prenotazione della prestazione: il portale che rende sempre disponibile la prenotazione online della visita, con orari e sale di riferimento, rappresenta un duplice vantaggio per la patient experience e la fidelizzazione dei propri pazienti ma anche per acquisirne di nuovi. Inoltre, si può far leva sulla comunicazione multicanale che accompagna la prenotazione della prestazione con un messaggio di cortesia che ricorda l’appuntamento: ciò permette di ridurre i no show, cioè quando il paziente non si presenta, riducendo l’inefficienza e i relativi costi.

Gestione poliambulatori più affidabile con un unico partner

La terza tecnica riguarda gli aspetti gestionali e strategici. Con SISMART è possibile contare su un unico partner per la gestione dei processi sanitari, amministrativi e organizzativi, che quindi è il responsabile unico del dato. Ciò si traduce in:

• mantenimento più agevole dell’allineamento tecnologico degli strumenti utilizzati
• maggiore facilità nell’individuare la causa di un malfunzionamento
• rapido intervento per risolverlo.

Con SISMART è possibile gestire l’intero flusso, dalla prenotazione della prestazione alle informazioni sul pagamento, dall’accettazione in struttura alla gestione di radiologia e laboratorio analisi, con un sistema scalabile e multi azienda.

La completezza del servizio offerto e dei dati raccolti, inoltre, permette una reportistica accurata ad uso strategico: il decision maker potrà infatti avere a disposizione analisi e dati rispetto al bacino di utenza, kpi, e controllo di gestione.