Flussi informativi: perché dovresti esternalizzarli

Perché una struttura sanitaria dovrebbe esternalizzare la gestione dei flussi informativi? Partiamo definendo il fenomeno e i suoi confini: i flussi informativi sono sostanzialmente dei file, dei documenti in formato elettronico che rappresentano nel modo più standardizzato possibile un certo evento rilevante ai fini del controllo di gestione e del controllo strategico della sanità. Com’è noto, la centralità dei flussi informativi deriva dalla struttura e dall’organizzazione del Sistema Sanitario Nazionale, il cui governo si basa sul coordinamento di un fitto intreccio di enti distribuiti su più livelli (nazionale, regionale, locale). In sanità, non tutti i dati rappresentano un flusso informativo, ma lo sono quelli per cui esiste una definizione pubblica nonché una necessità di scambio tra attori dello stesso ecosistema.

L’esempio da manuale è il flusso SDO, che nasce qualche decennio fa come versione elettronica della scheda di dimissione ospedaliera che è stata impiegata per decenni: oggi, le strutture di ricovero, siano esse pubbliche o private, compilano una SDO all’atto della dimissione, che prevede la compresenza di dati clinici e gestionali e produce di fatto quello che si definisce flusso informativo. Ma SDO è unicamente un esempio: i flussi riguardano la specialistica ambulatoriale, il pronto soccorso, la farmaceutica, esami, screening, schede di morte e moltissime altre fattispecie, rendendo il fenomeno dei flussi informativi estremamente ampio e avvolgente.

Flussi informativi, un sistema complesso

L’esigenza di esternalizzare la gestione dei flussi informativi deriva da svariati fattori. In primis, dalla complessità di un sistema sanitario che non si basa su un’unica amministrazione ma su un ecosistema strutturato in vari livelli; questo si traduce, ai nostri fini, in diversi ‘passaggi’ di flussi informativi, e in particolare dalla struttura locale al livello regionale e poi a quello nazionale.

In secondo luogo, c’è un discorso di standardizzazione da affrontare: nonostante i flussi informativi nascano per rendere efficiente la gestione della sanità, è peraltro vero che i tracciati previsti da una regione all’altra possono presentare delle differenze e richiedere, per esempio, dati ulteriori rispetto a uno standard base definito a livello nazionale. Oltretutto, qui si potrebbe parlare di standardizzazione dinamica, ovvero i tracciati possono cambiare nel corso del tempo per rispecchiare l’introduzione di nuove norme; cambiano anche le tempistiche di trasmissione dei flussi che, per esempio, la struttura sanitaria deve inoltrare alla ASL di riferimento che a sua volta, con altre tempistiche, inoltra verso la Regione.

Infine, ma aspetto tutt’altro che secondario, alcuni flussi sono di per sé estremamente complessi perché richiedono moltissime informazioni e tendono a diventare sempre più ricchi nel corso del tempo, costringendo a continui aggiornamenti e a un’attività di controllo costante.

Flussi informativi, i benefici dell’esternalizzazione

Tutte le complessità di cui si è detto, che peraltro sono state ampiamente semplificate, si traducono a livello pratico in potenziali errori di compilazione, dati mancanti, controlli non superati e scadenze non rispettate. Ciò nonostante, la struttura non può mettere in secondo piano la gestione dei flussi informativi, poiché da un lato è suo preciso dovere produrli (in modo corretto), dall’altro essi sono fondamentali per i pagamenti e, quindi, per il sostentamento della struttura stessa. Tutto questo si scontra poi con altre criticità di natura organizzativa: la gestione dei flussi informativi rischia di diventare (e in molti casi lo è già) un onere eccessivo per la struttura sanitaria, il cui staff non riesce a garantire – in virtù di tutto ciò che si è detto - una gestione rispettosa di scadenze, requisiti e controlli formali.

In questi casi, una soluzione perfetta è proprio l’esternalizzazione, che consiste nell’affidare la gestione di questi processi a un partner affidabile che possa vantare due fondamentali requisiti: comprovata esperienza nel settore, perché agire in un mondo complesso come quello della sanità non è in alcun modo “improvvisabile”, nonché disponibilità di strumenti specifici che gli permettano di semplificare i processi, eliminare gli errori e tutte le tradizionali criticità relative alla gestione dei flussi, anche i più complessi. In questo modo, la struttura sanitaria si svincola da un onere che diventa sempre più pesante e, al tempo stesso, si assicura il rispetto della normativa nonché una rendicontazione puntuale e precisa, a beneficio non solo della compliance ma anche dell’efficienza della struttura stessa.