Il grande tema della digitalizzazione in sanità non passa unicamente da soluzioni di frontiera come l’Intelligenza Artificiale, l’IoT o la telemedicina, ma anche, e soprattutto, dalla digitalizzazione e automazione di procedure consolidate e ripetitive, come i processi di prenotazione di prestazioni sanitarie e di accettazione all’interno delle strutture.
Sportello digitale e processi amministrativi
Nel percorso di digitalizzazione dei processi sanitari, lo sportello digitale occupa una posizione centrale. Tradizionalmente, lo sportello è sempre stato l’elemento di contatto tra il mondo della sanità e il cittadino-paziente. È dunque il “luogo” nel quale vengono prenotate le prestazioni, richieste informazioni ed effettuati i pagamenti, per poi proseguire il proprio iter con l’esecuzione della prestazione, sia essa una visita, un esame, un intervento ambulatoriale o un ricovero.
Come in tutto l’universo aziendale, anche in sanità l’area amministrativa è fortemente soggetta a procedure rule-based che, come tali, possono essere automatizzate con un beneficio tangibile per entrambe le parti: di efficienza per la struttura, di tempo e qualità dell’esperienza per il cittadino. La complessità dei processi amministrativi (si pensi alla gestione delle pratiche assicurative in fase di accettazione per un ricovero) determina tempi di attesa difficilmente tollerabili, soprattutto in era di digitalizzazione pervasiva.
Sportello digitale, dalla prenotazione all’accettazione
Lo sportello digitale è un supporto essenziale in termini di semplificazione amministrativa e di introduzione di dinamiche self nei processi sanitari.
Dal lato del paziente, lo sportello è innanzitutto la piattaforma nella quale vengono prenotate visite ed esami e che, se supporta direttamente i pagamenti, permette di evitare l’intero processo di accettazione amministrativa in struttura, passando direttamente all’erogazione del servizio senza dover passare dallo sportello fisico. Il check-in in struttura può essere eseguito con un QR Code o un’altra procedura automatizzata (es, tramite i totem digitali), abbattendo code, tempi di attesa, carta ed errori.
Lo sportello digitale, inoltre, può essere dotato di una ricca sezione informativa, può abilitare modalità innovative di prenotazione e integrare un Portale dei Servizi, che a sua volta consente la visualizzazione e il download di documenti amministrativi e referti.
Sportello digitale e l’ottimizzazione dei processi amministrativi
Al fine di semplificare i processi amministrativi, lo sportello digitale può supportare le firme elettroniche per raccogliere tutti i consensi e siglare la relativa documentazione senza bisogno di stampare alcunché. Da remoto possono essere impiegate le firme digitali in senso stretto, mentre in struttura può essere sufficiente una firma elettronica grafometrica su un dispositivo abilitato. Non dimentichiamo, inoltre, che nell’universo sanitario la carta è purtroppo ancora molto diffusa e che la gestione dei relativi documenti è onerosa sia per la struttura che per il paziente, essendo una delle principali cause dei tempi di attesa. Integrato con un sistema di fatturazione elettronica, lo sportello digitale si fa quindi carico, ottimizza e automatizza un processo articolato, che dalla prenotazione giunge fino al pagamento e alla fatturazione elettronica.
Come anticipato, un discorso a sé è quello delle convenzioni con enti e assicurazioni, un altro elemento di complessità che, nel contesto della sanità privata, è alla base dell’allungamento dei tempi di attesa. Le soluzioni più evolute ottimizzano anche queste procedure, a beneficio dei pazienti e degli operatori di sportello. Esse, infatti, sono integrate con i sistemi delle assicurazioni e forniscono un calcolo automatico delle quote da esigere dal paziente, attivando contestualmente le modalità di fatturazione previste dagli accordi in essere, sia verso il paziente che l’ente assicurativo.
Lo Sportello digitale per i pazienti, il caso Medicalbox
Un esempio di sportello digitale è Medicalbox, una piattaforma per la prenotazione di visite semplice ed efficace. Si tratta di un motore di ricerca, integrabile all’interno del portale welfare dell’azienda, che contiene un network di strutture private presenti in tutta Italia presso le quali è possibile prenotare una visita o un esame, avendo evidenziati anche tutti i dati economici relativi alla prestazione sanitaria. Al dipendente è richiesto solamente di inviare una richiesta per il tipo di accertamento che desidera prenotare e l’indicazione del centro più comodo. A tutto il resto pensa lo staff di Medicalbox: dalla prenotazione vera e propria alle informazioni per eventuali preparazioni particolari, fino ai reminder dell’appuntamento.
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